L'assemblée générale doit être réunie au moins 1 fois par an dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Toutefois, elle peut l'être autant de fois que cela est nécessaire.

La réunion peut être à l'initiative des personnes suivantes :

• Syndic de copropriété,
• Conseil syndical,
• D'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes). Le règlement de copropriété peut prévoir un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Le courrier doit indiquer les questions qui devront être inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée générale demandée.

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut toutefois être discuté en assemblée générale sans pouvoir faire l'objet d'un vote.

Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.

Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

La demande doit alors être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Cette notification peut être faite à tout moment avant l'envoi de la convocation à l'assemblée générale.

En général, c'est le syndic de copropriété qui doit convoquer l'assemblée générale, même s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée. En l'absence de convocation de l'assemblée générale, le syndic doit être mis en demeure de le faire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut la convoquer à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, tout copropriétaire peut demander la convocation de l'assemblée générale devant le tribunal.

La convocation doit être écrite et mentionner les informations suivantes :

• Lieu
• Date et heure de la réunion
• Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
• Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'assemblée générale

En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment des documents suivants :

• Documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes
• Projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté
• Projets de contrat pour voter des travaux
• Projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges

Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire, comme par exemple :

• 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles)
• État détaillé des sommes perçues par le syndic pour sa rémunération
• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

Entre la convocation de l'assemblée et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir à la disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégories. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1jour ouvré.

Le lieu de la consultation des pièces justificatives peut se faire :

• soit au siège du syndic,
• soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires.

Le ou les jours et les heures de la consultation des pièces justificatives doivent être indiqués dans la convocation.

Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physiques déterminés dans le contrat de syndic.

Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.

Le syndic doit indiquer aux copropriétaires par voie d'affichage la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de demander l'inscription de questions à l'ordre du jour.

L'affichage doit être réalisé dans un délai raisonnable pour permettre aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour.

La convocation de l'assemblée générale doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété). Elle peut être remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Toutefois, il est conseillé d'adresser la convocation par lettre recommandée avec avis de réception pour éviter toute contestation sur la date de la remise de la convocation.